Le secrétariat médical : un métier exigeant
- Le secrétariat médical c’est d’abord une formation et des compétences : terminologie médicale, gestion des urgences, connaissance de l’organisation des médecins selon leur spécialité,
- Le secrétariat médical à distance c’est avant tout la gestion des consignes de chaque praticien, car chaque praticien a ses propres contraintes, sa propre organisation, liée à sa spécialité, sa patientèle, ses activités,
- Le secrétariat médical c’est aussi savoir gérer avec amabilité et empathie les demandes de chaque patient pour faciliter la relation avec le praticien dans des contextes parfois complexes : inquiétude, urgences, agendas surchargés etc.
Le secrétariat médical : des outils adaptés
Coté praticien : vous disposez d’un agenda très complet disponible par internet ou sur votre mobile.
L’agenda est entièrement paramétrable, et vous pouvez gérer vous-même vos rendez-vous.
Votre application vous permet aussi de recevoir en toute sécurité des messages du secrétariat de donner vos consignes, gérer vos patients etc.
Grâce à son expérience, Exodial a développé des services qui vous sont proposés en option, et que vous choisissez à la carte, dans la gestion quotidienne de votre activité : par exemple, la gestion de la liste d’attente de vos rendez-vous, la possibilité de gérer des consignes par patient, ou laisser des notes de services à sa secrétaire etc.
Pourquoi un service d'accueil téléphonique externalisé ?
- Pour gagner un temps précieux dans l'exercice de votre pratique médicale plutôt que le perdre au téléphone : voir notre service adapté à votre spécialité,
- Pour ne plus être perturbé ou dérangé durant vos consultations, vos rendez-vous, en visite, avec un patient ou lors des pauses,
- Pour ne perdre aucun appel, aucun nouveau patient, aucune urgence,
- Pour offrir à vos patients un accueil téléphonique professionnel et sans délai d'attente à toute heure et ainsi améliorer votre image,
- Inclus la gestion d'agenda
Consultez nos autres services : confirmations par SMS, prise de rendez-vous en ligne, frappe de documents, afin de compléter votre vision de ce que nous pouvons faire pour vous.
Notre service d'accueil téléphonique
Exodial répond pour vous au téléphone de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi
Vous avez l’assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide (en moins de trois sonneries), professionnel et souriant tout au long de la journée. À tout moment vous pouvez reprendre directement vos interlocuteurs en ligne.
Vous décidez vous-même des règles de transfert d'appel à nos secrétaires (en cas de non-réponse, d’occupation de la ligne ou sur renvoi permanent).
Une définition des horaires de réponse calée sur votre activité est possible également (par exemple : du lundi au vendredi de 9H à 18H…).
Un service personnalisé : comment cela fonctionne ?
- Vous choisissez le message d'accueil, de fermeture etc.,
- Un numéro de téléphone personnel vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale,
- Vos consignes générales sont affichées à la secrétaire lors de l'appel, tout comme les consignes concernant un appelant particulier,
- Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi, soit 64H par semaine,
- Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries,
- Vos interlocuteurs sont reconnus et gérés selon vos consignes (générales ou spécifiques à un interlocuteur en particulier),
- Les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignées,
- La secrétaire Exodial prend vos messages, vos rendez-vous, communique une information générale, filtre les appels… tout cela selon vos consignes,
- En cas d’appel urgent ou important, et avec votre accord, l’appel vous est transféré,
- En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont soit orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), soit redirigés vers un autre numéro.
Une infrastructure de haute-technologie ultra-fiable
Exodial dispose d'une infrastructure technologique qui satisfait aux exigences de qualité et de disponibilité les plus élevées.
Afin d'assurer notre service de standard téléphonique externalisé, nous disposons:
- d'une plateforme de réception d'appel,
- d'un couplage entre téléphonie et informatique qui permet l'affichage en temps réel d'infos contextuelles concernant l'auteur de l'appel aussi bien que son destinataire, ceci permettant la réponse la plus efficace et adaptée.
Nous disposons également :
- d'un serveur de messagerie vocale qui permettra la transmission de vos messages vocaux par e-mail,
- d'un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier de services et applications de dernière génération.
Des équipes qualifiées
Exodial met à votre disposition une équipe compétente, stable, motivée, située à Paris et dédiée à votre métier. La spécialisation sectorielle permet une meilleure connaissance des clients, une qualité optimale de réponse et de transfert de l’information du contact téléphonique vers vous, notre client.