La permanence téléphonique juridique: un métier précis et rigoureux
- Le secrétariat juridique exige de comprendre, orienter et consigner chaque appel avec rigueur et rapidité,
- Connaître les spécificités de l’activité de chaque professionnel, s’adapter à la nature de ses clients : c’est notre exigence pour le service de permanence téléphonique,
- Outre le recueil des informations de base (nom, prénom, téléphone, motifs), nos secrétaires respectent les consignes particulières des professionnels du droit : compléter un message avec tous les renseignements, noter une date d’audience, un numéro de dossier, identifier des urgences (garde à vue par exemple) etc.
Nous pouvons gérer également votre agenda et prendre vos rendez-vous.
Consultez nos autres services : confirmations par SMS, prise de rendez-vous en ligne, frappe de documents, afin de compléter votre vision de que nous pouvons faire pour vous.
Le secrétariat juridique : des outils adaptés
Coté professionnel : votre application vous permet aussi de recevoir en toute sécurité des messages du secrétariat (ainsi que leur copie par e-mail) de donner vos consignes, gérer vos clients etc.
Vous disposez aussi d’un agenda si vous le souhaitez.
Pourquoi un service d'accueil téléphonique externalisé ?
- Pour gagner un temps précieux dans l'exercice de votre profession plutôt que le perdre au téléphone : voir notre service adapté à votre activité,
- Pour ne plus être perturbé ou dérangé durant vos rendez-vous, en visite, avec un client,
- Pour ne perdre aucun appel, aucun nouveau client, aucune urgence,
- Pour offrir à vos clients un accueil téléphonique professionnel et sans délai d'attente à toute heure et ainsi améliorer votre image.
- Inclus la gestion d'agenda
Notre service d'accueil téléphonique
Exodial répond pour vous au téléphone de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi
Vous avez l’assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide (en moins de trois sonneries), professionnel et souriant tout au long de la journée. À tout moment vous pouvez reprendre directement vos interlocuteurs en ligne.
Vous décidez vous-même des règles de transfert d'appel à nos secrétaires (en cas de non-réponse, d’occupation de la ligne ou sur renvoi permanent).
Une définition des horaires de réponse calée sur votre activité est possible également (par exemple : du lundi au vendredi de 9H à 18H).
Des tarifs très compétitifs, des délais courts
Un service personnalisé : comment cela fonctionne ?
- Vous choisissez le message d'accueil, de fermeture etc.,
- Un numéro de téléphone personnel vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale,
- Vos consignes générales sont affichées à la secrétaire lors de l'appel, tout comme les consignes concernant un appelant particulier,
- Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi, soit 64H par semaine,
- Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries,
- Vos interlocuteurs sont reconnus et gérés selon vos consignes (générales ou spécifiques à un interlocuteur en particulier),
- Les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignées,
- La secrétaire Exodial prend vos messages, vos rendez-vous, communique une information générale, filtre les appels… tout cela selon vos consignes,
- En cas d’appel urgent ou important, et avec votre accord, l’appel vous est transféré,
- En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont soit orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), soit redirigés vers un autre numéro.
Une infrastructure de haute-technologie ultra-fiable
Exodial dispose d'une infrastructure technologique qui satisfait aux exigences de qualité et de disponibilité les plus élevées.
Afin d'assurer notre service de standard téléphonique externalisé, nous disposons:
- d'une plateforme de réception d'appel,
- d'un couplage entre téléphonie et informatique qui permet l'affichage en temps réel d'infos contextuelles concernant l'auteur de l'appel aussi bien que son destinataire, ceci permettant la réponse la plus efficace et adaptée.
Nous disposons également :
- d'un serveur de messagerie vocale qui permettra la transmission de vos messages vocaux par e-mail,
- d'un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier de services et applications de dernière génération.
Des équipes qualifiées
Exodial met à votre disposition une équipe compétente, motivée, située à Paris et dédiée à votre métier. La spécialisation sectorielle permet une meilleure connaissance des clients, une qualité optimale de réponse et de transfert de l’information du contact téléphonique vers vous, notre client.