Le secrétariat médical pour les établissements de santé : un métier exigeant, des méthodes éprouvées
Exodial a développé une expertise unique dans la gestion des appels et des rendez-vous pour des structures de santé de taille moyenne à grande, à Paris comme en province
Le secrétariat médical c’est d’abord une formation et des compétences : terminologie médicale, gestion des urgences, connaissance de l’organisation des médecins selon leur spécialité.
Le secrétariat médical c’est avant tout la gestion des consignes de chaque praticien, car chaque praticien a ses propres contraintes, sa propre organisation, liée à sa spécialité, sa patientèle, ses activités.
Le secrétariat médical c’est aussi savoir gérer avec amabilité et empathie les demandes de chaque patient pour faciliter la relation avec le praticien dans des contextes parfois complexes : inquiétude, urgences, agendas surchargés etc.
Gain d’image, meilleure rentabilité, meilleur service pour les praticiens et pour les patients : c’est cela l’accueil téléphonique pour les centres de santé d’Exodial.
Le secrétariat médical : des outils adaptés
Nos outils s’adaptent entièrement à votre organisation et à vos besoins : externalisation en complément ou en remplacement des équipes de secrétaires de l’établissement, organisation centralisée ou éclatée par service, etc.
Notre accueil téléphonique peut être un point unique pour tous les services ou être séparé service par service.
Les pools de secrétaires peuvent disposer d’accès aux agendas groupés des médecins, les médecins ayant accès eux, à un agenda individuel etc. Voir les détails du service de prise de rendez-vous.
Votre application vous permet aussi de recevoir en toute sécurité des messages du secrétariat de donner vos consignes, gérer vos patients etc.
Grâce à son expérience de la gestion de l’agenda pour les établissements de santé, Exodial a développé des services qui vous sont proposés en option, et que vous choisissez à la carte, dans la gestion quotidienne de votre activité : par exemple, la gestion de la liste d’attente des rendez-vous, la possibilité de gérer des consignes par patient, ou laisser des notes de services à sa secrétaire etc.
Pourquoi un service d'accueil téléphonique externalisé ?
- Pour améliorer la qualité de l’accueil de votre établissement,
- Pour accroitre l’efficacité de la prise d’appels et la transformation en rendez-vous : augmenter ainsi le chiffre d’affaires,
- Pour proposer un service de qualité à vos praticiens associés à tous les outils modernes : agenda par internet, sur mobile, prise de rendez-vous par internet etc.
- Inclus la gestion d'agenda
Consultez nos autres services : confirmations par SMS, prise de rendez-vous en ligne, frappe de documents, afin de compléter votre vision de que nous pouvons faire pour vous.
Notre service d'accueil téléphonique
Vous avez l’assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide (en moins de trois sonneries), professionnel et souriant tout au long de la journée. À tout moment vous pouvez reprendre directement vos interlocuteurs en ligne.
Vous décidez vous-même des règles de transfert d'appel à nos secrétaires (en cas de non-réponse, d’occupation de la ligne ou sur renvoi permanent).
Une définition des horaires de réponse calée sur votre activité est possible également (par exemple : du lundi au vendredi de 9H à 18H…).
Un service personnalisé : comment cela fonctionne ?
- Vous choisissez le message d'accueil, de fermeture etc.,
- Un numéro de téléphone personnel vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale,
- Vos consignes générales sont affichées à la secrétaire lors de l'appel, tout comme les consignes concernant un appelant particulier,
- Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi, soit 64H par semaine,
- Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries,
- Vos interlocuteurs sont reconnus et gérés selon vos consignes (générales ou spécifiques à un interlocuteur en particulier),
- Les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignées,
- La secrétaire Exodial prend vos messages, vos rendez-vous, communique une information générale, filtre les appels… tout cela selon vos consignes,
- En cas d’appel urgent ou important, et avec votre accord, l’appel vous est transféré,
- En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont soit orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), soit redirigés vers un autre numéro.
Une infrastructure de haute-technologie ultra-fiable
Exodial dispose d'une infrastructure technologique qui satisfait aux exigences de qualité et de disponibilité les plus élevées.
Afin d'assurer notre service de standard téléphonique externalisé, nous disposons:
- d'une plateforme de réception d'appel,
- d'un couplage entre téléphonie et informatique qui permet l'affichage en temps réel d'infos contextuelles concernant l'auteur de l'appel aussi bien que son destinataire, ceci permettant la réponse la plus efficace et adaptée.
Nous disposons également :
- d'un serveur de messagerie vocale qui permettra la transmission de vos messages vocaux par e-mail,
- d'un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier de services et applications de dernière génération.
Des équipes qualifiées
Exodial met à votre disposition une équipe compétente, stable, motivée, située à Paris et dédiée à votre métier. La spécialisation sectorielle permet une meilleure connaissance des clients, une qualité optimale de réponse et de transfert de l’information du contact téléphonique vers vous, notre client.
Des tarifs très compétitifs, des délais courts
Exemple de tarif mensuel pour un cabinet (inclus la gestion d'agenda) :