Le standard d’entreprise : un métier d’efficacité et de précision
L’accueil téléphonique ou standard externalisé d’entreprise exige tout d’abord de bien comprendre l’activité de la société pour bien orienter les appels et consigner les bonnes informations dans les messages adressés aux collaborateurs.
Nos assistantes sont formées pour chaque entreprise afin qu’elles puissent appréhender au mieux le contexte de chaque appel et assurer l’accueil le plus efficace.
Image de l’entreprise, l’accueil téléphonique, se doit d’être poli, professionnel, efficace et rigoureux dans le respect des consignes : transfert vers les collaborateurs, prise de messages.
Consultez nos autres services : confirmations par SMS, prise de rendez-vous en ligne, frappe de documents, afin de compléter votre vision de que nous pouvons faire pour vous.
Le standard d’entreprise : des outils adaptés
Nos secrétaires disposent d’un véritable standard que nous paramétrons en fonction de l’organisation de votre entreprise : liste de vos collaborateurs, le cas échéant avec une organisation par fonction ou géographie.
L’orientation des appels peut donc se faire vers des personnes ou vers des services (commercial, comptabilité, etc.).
Les consignes peuvent être mises à jour par service ou par personne (par ex : pendant les vacances orienter les appels vers tel ou tel collaborateur etc.).
Pourquoi un service d'accueil téléphonique externalisé ?
- Pour gagner un temps précieux dans l'exercice de votre profession plutôt que le perdre au téléphone : voir notre service adapté à votre activité,
- Pour ne plus être perturbé ou dérangé durant vos rendez-vous, en visite, avec un client,
- Pour ne perdre aucun appel, aucun nouveau client, aucune urgence,
- Pour offrir à vos clients un accueil téléphonique professionnel et sans délai d'attente à toute heure et ainsi améliorer votre image,
- Inclus la gestion d'agenda
Notre service d'accueil téléphonique
Exodial répond pour vous au téléphone de 8h à 20h en semaine et de 8h à 12h le samedi
Vous avez l’assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide (en moins de trois sonneries), professionnel et souriant tout au long de la journée. À tout moment vous pouvez reprendre directement vos interlocuteurs en ligne.
Vous décidez vous-même des règles de transfert d'appel à nos secrétaires (en cas de non-réponse, d’occupation de la ligne ou sur renvoi permanent).
Une définition des horaires de réponse calée sur votre activité est possible également (par exemple : du lundi au vendredi de 9H à 18H,…).
Un service personnalisé : comment cela fonctionne ?
- Vous choisissez le message d'accueil, de fermeture etc.,
- Un numéro de téléphone personnel vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale,
- Vos consignes générales sont affichées à la secrétaire lors de l'appel, tout comme les consignes concernant un appelant particulier,
- Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi, soit 64H par semaine,
- Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries,
- Vos interlocuteurs sont reconnus et gérés selon vos consignes (générales ou spécifiques à un interlocuteur en particulier),
- Les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignées,
- La secrétaire Exodial prend vos messages, vos rendez-vous, communique une information générale, filtre les appels… tout cela selon vos consignes,
- En cas d’appel urgent ou important, et avec votre accord, l’appel vous est transféré,
- En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont soit orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), soit redirigés vers un autre numéro.
Une infrastructure de haute-technologie ultra-fiable
Exodial dispose d'une infrastructure technologique qui satisfait aux exigences de qualité et de disponibilité les plus élevées.
Afin d'assurer notre service de standard téléphonique externalisé, nous disposons:
- d'une plateforme de réception d'appel,
- d'un couplage entre téléphonie et informatique qui permet l'affichage en temps réel d'infos contextuelles concernant l'auteur de l'appel aussi bien que son destinataire, ceci permettant la réponse la plus efficace et adaptée.
Nous disposons également :
- d'un serveur de messagerie vocale qui permettra la transmission de vos messages vocaux par e-mail,
- d'un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier de services et applications de dernière génération.
Des équipes qualifiées
Exodial met à votre disposition une équipe compétente, motivée, située à Paris et dédiée à votre métier. La spécialisation sectorielle permet une meilleure connaissance des clients, une qualité optimale de réponse et de transfert de l’information du contact téléphonique vers vous, notre client.